Skriv hovedbudskapet i tittelen

Hovedbudskapet i teksten bør komme alt i tittelen. Sørg for at overskriften gir leseren informasjon om hva saken gjelder. Bruk gjerne en hel setning. Overskrifter som framstår som stikkord, gir lite informasjon.

Unngå tomme fraser

Unngå tomme fraser som «i henhold til», «vedrørende» og «angående». I brev kan du gjerne henvende deg direkte til den som leser. Om du bruker pronomen som «du» eller «dere» i overskrifter, kan leseren oppfatte den som mer konkret og relevant. 

Bruk ord som letter søket

Husk at overskriftene skal være søkbare og lette å finne igjen i websak eller i andre sakssystemer

Eksempler: 

• Ja: Du må sende kopi av førerkortet ditt
• Nei: Vedr. behov for tilleggsinformasjon

Skriv det som er det viktigste for brukeren først i brevet.

Det viktigste er som regel

• hvorfor brukeren har fått brevet
• konklusjonen
• eventuelle frister
• om det er noe brukeren skal gjøre etter å ha fått brevet

Begrunnelser og utdypende informasjon sparer du til senere i brevet.

Henvend deg til brukeren ved å skrive du. Hvis brevet er til et selskap eller en virksomhet skriver du dere.

Bruk Gjøvik kommune/vi om avsenderen.

For at brev skal være lett å lese, må du dele det opp i flere avsnitt. Et avsnitt inneholder informasjon som hører naturlig sammen, og bør ikke være for langt. Én mellomtittel kan gjelde for flere avsnitt.

Mellomtitler har en svært viktig funksjon i brev – de fungerer som veiskilt som gjør det lettere for brukeren å finne fram.  Du har skrevet gode mellomtitler når brukeren kan forstå hva brevet handler om etter kun å ha skumlest titlene.

Skal mottakeren gjøre noe etter han eller hun har lest brevet? For eksempel sende inn ekstra dokumenter, fylle inn et skjema eller svare innen en tidsfrist? Da må det komme tydelig fram i brevet. 

Vi anbefaler at dette er alltid det nest siste avsnittet i brevet. Under denne mellomtittelen setter du opp alle lovhenvisninger og paragrafer i en punktliste.

Det er kun ved unntakstilfeller at lovparagrafer trenger å stå direkte i tekst, for eksempel når du skal begrunne et vedtak. 

Gjøvik kommune har en vedtatt en grafisk profil som skal brukes. 

Skrifttypen vi bruker er Calibri. 

På vår grafiske profil finner du brevmaler